Tạm ứng hợp đồng dịch vụ có phải xuất hóa đơn không? Giải đáp chi tiết

Thắc mắc “Tạm ứng hợp đồng dịch vụ có phải xuất hóa đơn không?” là một trong những câu hỏi phổ biến đối với kế toán viên, đặc biệt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn GTGT cho khoản tạm ứng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật thuế, mà còn tránh được các rủi ro về xử phạt, truy thu và sai sót kế toán.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp lý hiện hành, đồng thời đưa ra hướng dẫn cụ thể và lưu ý thực tiễn để kế toán viên có thể xử lý chính xác nghiệp vụ tạm ứng dịch vụ, dựa trên các Nghị định và Thông tư mới nhất của Việt Nam.

Tạm ứng hợp đồng dịch vụ và quy định về xuất hóa đơn

Khái niệm tạm ứng trong hợp đồng dịch vụ

Tạm ứng trong hợp đồng dịch vụ là khoản tiền mà bên sử dụng dịch vụ trả trước cho bên cung cấp dịch vụ để đảm bảo hoặc thực hiện một phần nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng. Bản chất của tạm ứng trong trường hợp này là một phần thanh toán trước cho dịch vụ sẽ được cung cấp. Nó khác với tạm ứng nội bộ doanh nghiệp (như tạm ứng công tác phí cho nhân viên) hay tạm ứng vốn cho dự án xây dựng, đầu tư.

Quy định pháp luật về thời điểm lập hóa đơn GTGT

Theo Khoản 2, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC), thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là:

• Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc
• Thời điểm lập hóa đơn theo định kỳ, nếu hai bên có thỏa thuận định kỳ cung cấp dịch vụ,

👉 Ngoại lệ: Nếu dịch vụ thuộc diện được Nhà nước quy định thời điểm lập hóa đơn khác thì thực hiện theo quy định riêng.

👉 Đặc biệt, trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm thu tiền.

Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch, giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi dòng tiền và thời điểm ghi nhận doanh thu, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt do lập hóa đơn chậm hoặc sai thời điểm.

Thời điểm xuất hóa đơn đối với hợp đồng dịch vụ có tạm ứng

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nhận tiền tạm ứng của khách hàng (khoản tiền này mang bản chất là thanh toán trước cho dịch vụ), thì thời điểm lập hóa đơn GTGT chính là thời điểm thu tiền tạm ứng đó. Điều này áp dụng bất kể dịch vụ đã được hoàn thành hay chưa. Trường hợp dịch vụ chưa được cung cấp nhưng khoản tạm ứng là để “đặt cọc” hoặc “đảm bảo thực hiện hợp đồng” và không mang bản chất thanh toán trước cho dịch vụ, thì có thể chưa phải xuất hóa đơn ngay.

Tìm hiểu thêm: Tạm ứng hợp đồng có phải xuất hóa đơn không?

Thực tiễn xuất hóa đơn khi thu tiền tạm ứng hợp đồng dịch vụ

Các trường hợp cụ thể doanh nghiệp thường gặp

Trong thực tế, các doanh nghiệp thường gặp hai trường hợp chính. Một là, khi nhận tạm ứng trước khi bắt đầu cung cấp dịch vụ (ví dụ: tạm ứng dịch vụ tư vấn, dịch vụ tổ chức sự kiện). Lúc này, hóa đơn phải được xuất ngay với số tiền đã tạm ứng. Hai là, khi nhận tạm ứng trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc sau khi hoàn thành một phần dịch vụ. Hóa đơn sẽ được xuất cho phần tạm ứng hoặc phần dịch vụ đã hoàn thành, tùy theo thỏa thuận và quy định.

Thỏa thuận xuất hóa đơn trong hợp đồng dịch vụ

Để tránh tranh chấp và đảm bảo tuân thủ, các doanh nghiệp nên ghi rõ trong hợp đồng dịch vụ về các đợt thanh toán (bao gồm cả tạm ứng) và thời điểm xuất hóa đơn tương ứng. Trên hóa đơn, cần ghi rõ nội dung là “Tạm ứng tiền dịch vụ [Tên dịch vụ]” hoặc “Thanh toán đợt 1 hợp đồng [Số hợp đồng]”. Việc thỏa thuận minh bạch này giúp cả hai bên hiểu rõ nghĩa vụ và quyền lợi, đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý khi kê khai, báo cáo thuế và xuất hóa đơn cho tạm ứng dịch vụ

Kế toán cần đảm bảo tính nhất quán giữa hợp đồng, chứng từ thu tiền, hóa đơn đã xuất và các tờ khai thuế GTGT. Khoản tiền tạm ứng đã xuất hóa đơn sẽ được kê khai vào kỳ tính thuế phát sinh. Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế. Sai sót trong việc xác định thời điểm có thể dẫn đến bị phạt hành chính về thuế.

So sánh, lưu ý và những sai lầm thường gặp

Phân biệt tạm ứng và đặt cọc trong các nghiệp vụ dịch vụ

Phân biệt rõ tạm ứng và đặt cọc là điều cốt lõi. Trong khi tạm ứng cho dịch vụ thường là một phần thanh toán trước và phải xuất hóa đơn GTGT ngay khi nhận tiền, đặt cọc có bản chất là khoản tiền đảm bảo giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Tiền đặt cọc thường không phải xuất hóa đơn GTGT tại thời điểm nhận, trừ khi được dùng để cấn trừ vào giá trị dịch vụ và mang bản chất thanh toán trước.

Sai lầm phổ biến trong việc xuất hóa đơn tạm ứng dịch vụ

Sai lầm lớn nhất là không xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền tạm ứng dịch vụ, hoặc nhầm lẫn với khoản đặt cọc. Một lỗi khác là xuất hóa đơn với nội dung không rõ ràng hoặc số tiền không khớp với số tiền tạm ứng thực nhận. Việc này có thể dẫn đến thiếu doanh thu chịu thuế GTGT, gây ra các khoản phạt và truy thu thuế khi có đoàn kiểm tra.

Cách khắc phục và tránh sai sót trong thực tế doanh nghiệp

Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần rà soát lại các hợp đồng dịch vụ, phân loại rõ ràng khoản tạm ứng và đặt cọc. Luôn lập hóa đơn GTGT ngay khi nhận được khoản tiền tạm ứng mang bản chất thanh toán trước cho dịch vụ. Thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, đồng thời đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán để đảm bảo mọi giao dịch đều tuân thủ đúng luật.

FAQ – 4 câu hỏi phổ biến về tạm ứng hợp đồng dịch vụ và xuất hóa đơn

+ Tạm ứng hợp đồng dịch vụ có phải xuất hóa đơn ngay khi thu tiền không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, CÓ. Nếu khoản tạm ứng mang bản chất là thanh toán trước cho dịch vụ, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT ngay tại thời điểm thu tiền.

+ Khi nào là thời điểm phải lập hóa đơn GTGT cho tạm ứng dịch vụ?

Thời điểm lập hóa đơn là ngay khi doanh nghiệp nhận được khoản tiền tạm ứng từ khách hàng cho việc cung cấp dịch vụ.

+ Tạm ứng dịch vụ tổ chức sự kiện có cần xuất hóa đơn không?

CÓ. Dịch vụ tổ chức sự kiện là một loại hình dịch vụ, khoản tạm ứng cho dịch vụ này phải được xuất hóa đơn GTGT tại thời điểm thu tiền theo quy định.

+ Có thể xuất hóa đơn 100% trong khi khách hàng mới chỉ tạm ứng phần nào không?

KHÔNG. Bạn chỉ được xuất hóa đơn theo số tiền thực tế đã nhận tạm ứng hoặc giá trị dịch vụ đã hoàn thành, tùy trường hợp nào xảy ra trước. Xuất hóa đơn 100% khi chỉ nhận tạm ứng một phần là sai quy định.

Việc nắm vững các quy định về xuất hóa đơn khi tạm ứng hợp đồng dịch vụ là cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp và kế toán. Bằng cách tuân thủ đúng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, phân biệt rõ tạm ứng với đặt cọc, và luôn cập nhật kiến thức, bạn sẽ đảm bảo các giao dịch diễn ra minh bạch, hợp pháp, tránh được những rủi ro về thuế. Hãy thường xuyên rà soát quy trình nội bộ và tham vấn ý kiến chuyên gia khi cần để duy trì sự tuân thủ cao nhất.

Bài viết cùng chủ đề