Quy trình đăng ký Bảo hiểm xã hội lần đầu cho NLĐ 2025

Bạn là người lao động mới và muốn tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu trực tiếp cho người lao động, bao gồm hồ sơ tham gia BHXH lần đầu, quy trình đăng ký tại cơ quan BHXH, cũng như những điều kiện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc lần đầu. Với hướng dẫn cụ thể, bạn sẽ biết cách nộp hồ sơ BHXH lần đầu trực tiếp, đảm bảo đúng quy định và nhanh chóng được cấp sổ BHXH.

I. Giới thiệu về bảo hiểm xã hội và ý nghĩa đối với người lao động

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 3, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 (Số 41/2024/QH15) giải thích khái niệm bảo hiểm xã hội (BHXH) như sau:

Bảo hiểm xã hội (Social Insuarance) là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người tham gia BHXH khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, khi nghỉ hưu hoặc chết, trên cơ sở đóng vào Quỹ BHXH hoặc do ngân sách nhà nước bảo đảm.

➡️ Việc tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu mang lại cho bạn:

• Tích lũy thời gian đóng để hưởng chế độ hưu trí.

• Được cấp thẻ BHYT để khám chữa bệnh.

• Được bảo vệ quyền lợi khi có rủi ro trong lao động.

• Quản lý minh bạch thông tin đóng – hưởng qua mã số BHXH cá nhân.

II. Vì sao cần làm thủ tục tham gia BHXH lần đầu?

Đăng ký BHXH lần đầu không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là quyền lợi thiết thực:

• Đảm bảo quyền lợi hợp pháp: hưởng các chế độ BHXH đầy đủ.

• Tuân thủ luật BHXH 2014: lao động có HĐLĐ từ 1 tháng trở lên bắt buộc tham gia.

• Quản lý thông tin suốt đời: cấp mã số BHXH để theo dõi đóng – hưởng.

• Tránh xử phạt: nếu chậm tham gia, có thể bị truy thu và xử lý vi phạm hành chính.

III. Đối tượng phải đăng ký BHXH lần đầu

Theo Luật BHXH, những trường hợp sau cần đăng ký BHXH lần đầu trực tiếp:

• Người lao động Việt Nam ký HĐLĐ từ 1 tháng trở lên.

• Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (HĐLĐ từ 1 năm và có giấy phép lao động).

• Người lao động làm việc ở nước ngoài nhưng tham gia BHXH tại Việt Nam.

• Người lao động chưa từng có mã số BHXH.

IV. Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu (2025)

Người lao động cần chuẩn bị hồ sơ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH gồm:

• 📝 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

• 📑 Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.

• 📑 Sổ hộ khẩu/giấy xác nhận tạm trú (nếu cần).

• 📑 Giấy tờ chứng minh quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có).

• 📑 Hợp đồng lao động (trong trường hợp đi làm việc ở nước ngoài).

Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH

V. Quy trình đăng ký BHXH lần đầu trực tiếp cho người lao động

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hoàn thiện tờ khai TK1-TS và các giấy tờ cá nhân liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi cư trú hoặc làm việc.

• Hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính công ích.

• Hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận

• Cán bộ kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ cấp giấy hẹn trả kết quả.

• Nếu thiếu, người lao động cần bổ sung ngay.

Bước 4: Nhận kết quả

Trong vòng 5 ngày làm việc, người lao động sẽ được cấp sổ BHXH và thẻ BHYT.

Quy trình đăng ký BHXH cho người lao động

VI. Nộp hồ sơ BHXH lần đầu ở đâu

Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

• Người lao động hoặc người được ủy quyền mang đầy đủ hồ sơ đến bộ phận “Một cửa” của cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi cư trú hoặc nơi làm việc để nộp.
• Khi nộp hồ sơ, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra và cấp giấy hẹn trả kết quả.

Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích

• Người lao động có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan BHXH quản lý.
• Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, nhưng cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác để tránh việc bị trả lại.

Nộp trực tuyến (Online)

• Nếu có tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, người lao động có thể đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia để nộp hồ sơ online.
• Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận và giấy hẹn điện tử.

VII. Một số lưu ý khi tham gia BHXH lần đầu

• Sử dụng thông tin cá nhân thống nhất trên mọi giấy tờ.

• Giữ lại giấy biên nhận khi nộp hồ sơ.

• Nếu thông tin trên sổ BHXH/thẻ BHYT sai, cần điều chỉnh ngay.

• Lao động trong doanh nghiệp: người sử dụng lao động sẽ làm thủ tục, bạn chỉ cần cung cấp hồ sơ cá nhân.

VIII. Câu hỏi thường gặp về tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

1. Người lao động cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi tham gia BHXH lần đầu?
   → Cần chuẩn bị CMND/CCCD, tờ khai tham gia BHXH (mẫu TK1-TS), hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan khác.

2. Thời hạn nộp hồ sơ tham gia BHXH lần đầu là bao lâu?
   → Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia BHXH cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.

3. Người lao động có thể tự tham gia BHXH lần đầu không?
   → Trường hợp lao động tự do, cá nhân hoàn toàn có thể tham gia BHXH tự nguyện trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện.

4. Mức đóng BHXH lần đầu được tính như thế nào?
   → Mức đóng được tính theo tỷ lệ % lương tháng, trong đó doanh nghiệp và người lao động cùng đóng theo quy định pháp luật.

IX. Kết luận

Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ hồ sơ – quy trình – nơi nộp. Việc đăng ký ngay từ khi bắt đầu làm việc sẽ giúp bạn đảm bảo quyền lợi an sinh lâu dài và tránh rắc rối về sau.

Bài viết cùng chủ đề