Xử lý hóa đơn mua vào của NTT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

“Xử lý hóa đơn mua vào của NTT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký: Hướng dẫn chi tiết, quy định mới nhất, giải pháp cho kế toán để hạn chế rủi ro thuế.

1. Khái niệm người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký

Theo Phụ lục I Thông tư 86/2024/TT-BTC, trạng thái “NTT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” được áp dụng khi cơ quan thuế phối hợp với chính quyền địa phương xác minh, kết luận rằng:

+ Doanh nghiệp/đơn vị không còn hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký trên giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký thuế.

+ Việc hoạt động không đúng địa chỉ làm ảnh hưởng đến công tác quản lý thuế, tạo rủi ro gian lận hóa đơn, trốn thuế.

Các trường hợp thường gặp dẫn đến trạng thái này

1. NNT đã nộp hồ sơ chấm dứt MST nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế.

2. Doanh nghiệp bị Tòa án ra quyết định phá sản.

3. Bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi giấy phép kinh doanh.

4. Là đơn vị phụ thuộc của đơn vị chủ quản đã bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

👉 Đây chính là cơ sở quan trọng để cơ quan thuế đánh giá tính hợp pháp của hóa đơn phát sinh từ doanh nghiệp ở trạng thái này. Và cũng từ đây, vấn đề xử lý hóa đơn mua vào của NTT trở thành một kỹ năng quan trọng của kế toán.

2. NNT không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có được coi là rủi ro về thuế cao?

Căn cứ Điều 9 Thông tư 32/2025/TT-BTC và khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, NNT bị đưa vào diện “rủi ro về thuế cao” khi:

+ Đăng ký trụ sở không rõ ràng, đặt tại chung cư không được phép kinh doanh.

+ Người đại diện pháp luật đồng thời đứng tên tại nhiều NNT khác đang ở trạng thái “ngừng hoạt động nhưng chưa chấm dứt MST” hoặc “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”.

+ Có kết luận vi phạm về hóa đơn, chứng từ, gian lận thuế.

👉 Điều này đồng nghĩa, khi một doanh nghiệp bị thông báo “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”, thì mọi hóa đơn mà họ phát hành đều nằm trong diện hóa đơn rủi ro cao, kế toán bên mua bắt buộc phải biết cách xử lý hóa đơn mua vào của NTT để tránh hậu quả pháp lý.

3. Hướng dẫn chi tiết xử lý hóa đơn mua vào của NTT không hoạt động tại địa chỉ đăng ký

Khi phát sinh giao dịch với đối tác rơi vào trạng thái rủi ro, kế toán cần phân loại tình huống để có cách xử lý phù hợp.

3.1. Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế

+ Nếu hóa đơn mua vào chưa đưa vào tờ khai thuế, thì kế toán phải loại bỏ hóa đơn này.

+ Không được kê khai khấu trừ thuế GTGT.

+ Khoản chi phí trên hóa đơn sẽ bị loại khi tính thuế TNDN.

👉 Đây là bước đầu tiên và đơn giản nhất trong quy trình xử lý hóa đơn mua vào của NTT.

3.2. Trường hợp hóa đơn đã kê khai khấu trừ

Nếu doanh nghiệp đã kê khai, thậm chí đã khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn này thì cần:

+ Điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ trên tờ khai bổ sung.

+ Ghi nhận toàn bộ giá trị hóa đơn vào chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

Ví dụ:

Công ty A mua hàng của Công ty B, hóa đơn GTGT trị giá 110 triệu đồng (trong đó 10 triệu thuế GTGT). Sau đó, Công ty B bị cơ quan thuế xác định “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Khi đó, Công ty A phải:

+ Điều chỉnh giảm 10 triệu thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.

+ 100 triệu đồng chi phí hàng hóa bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

3.3. Trường hợp đang tranh chấp hoặc có hồ sơ chứng minh

+ Doanh nghiệp có thể giữ lại hồ sơ, hợp đồng, chứng từ thanh toán để giải trình với cơ quan thuế.

+ Tuy nhiên, khả năng được chấp nhận không cao, vì cơ quan thuế thường căn cứ theo trạng thái pháp lý của bên bán.

+ Đây là rủi ro lớn, kế toán phải lường trước trong quá trình xử lý hóa đơn mua vào của NTT.

4. Nghĩa vụ thuế trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Theo Điều 15 Thông tư 86/2024/TT-BTC, NNT muốn chấm dứt hiệu lực MST cần:

+ Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ về hóa đơn.

+ Nộp đủ hồ sơ khai thuế, số thuế còn nợ.

+ Xử lý số thuế nộp thừa, số thuế GTGT chưa được khấu trừ.

+ Trường hợp có đơn vị phụ thuộc thì phải hoàn tất thủ tục chấm dứt MST cho toàn bộ đơn vị phụ thuộc trước.

👉 Đây là căn cứ để kế toán hiểu rằng, một khi đối tác bị treo MST, thì chắc chắn hóa đơn của họ không còn được coi là hợp pháp.

5. Giải pháp phòng ngừa: Kế toán cần làm gì để tránh rủi ro?

Để hạn chế tối đa rủi ro trong xử lý hóa đơn mua vào của NTT, kế toán cần:

1. Tra cứu MST thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Ký hợp đồng rõ ràng, ghi chi tiết địa chỉ kinh doanh, điều khoản xử lý khi đối tác bị rơi vào tình trạng vi phạm.

3. Lưu hồ sơ chứng minh giao dịch: biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển, thanh toán qua ngân hàng.

4. Ngừng giao dịch ngay lập tức khi phát hiện đối tác bị đưa vào danh sách “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”.

5. Đào tạo kế toán về kỹ năng nhận diện rủi ro và cập nhật quy định mới.

6. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

❓ Nếu đã lỡ kê khai hóa đơn của NTT bị treo MST thì có bị phạt không?

➡ Có. Doanh nghiệp sẽ bị loại khoản thuế đã khấu trừ và chi phí liên quan. Ngoài ra, có thể bị truy thu, tính tiền chậm nộp.

❓ Có cách nào để hợp pháp hóa chi phí từ hóa đơn rủi ro này không?

➡ Hầu như không. Trừ khi doanh nghiệp chứng minh được giao dịch là thực tế, hàng hóa/dịch vụ đã giao nhận, thanh toán đầy đủ và đối tác chưa bị treo MST tại thời điểm lập hóa đơn.

❓ Bao lâu sau khi NTT bị thông báo thì hóa đơn của họ vô hiệu lực?

➡ Ngay từ khi cơ quan thuế ban hành thông báo. Tất cả hóa đơn phát hành sau thông báo đều không hợp pháp.

❓ Nếu đối tác thay đổi địa chỉ kinh doanh nhưng chưa kịp cập nhật thì hóa đơn có hợp lệ không?

➡ Trường hợp này cần căn cứ vào thông báo của cơ quan thuế. Nếu cơ quan thuế chưa ra thông báo “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” thì hóa đơn vẫn hợp lệ.

7. Kết luận

Xử lý hóa đơn mua vào của NTT không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là vấn đề phức tạp nhưng cực kỳ quan trọng trong kế toán. Nếu doanh nghiệp không kịp thời xử lý sẽ phải gánh rủi ro lớn: mất quyền khấu trừ thuế GTGT, bị loại chi phí TNDN và thậm chí bị truy thu, phạt chậm nộp.

👉 Giải pháp tốt nhất chính là phòng ngừa: tra cứu thông tin NNT trước khi giao dịch, ký hợp đồng chặt chẽ và lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh.

👉 Trong trường hợp đã phát sinh rủi ro, kế toán cần nhanh chóng rà soát, bổ sung tờ khai, điều chỉnh chi phí và phối hợp với cơ quan thuế để giảm thiểu thiệt hại.

💼 Nếu bạn muốn tra cứu chi tiết thông tin doanh nghiệp hoặc đăng ký các dịch vụ liên quan đến thuế, vui lòng tham khảo tại Dịch vụ kế toán ANTA để được hỗ trợ chuyên nghiệp và nhanh chóng.

Bài viết cùng chủ đề