Xuất hóa đơn cho công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký: Rủi ro và cách xử lý

Xuất hóa đơn cho công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là vấn đề quan trọng mà kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến tuân thủ pháp luật thuế mà còn giúp tránh rủi ro bị xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, cập nhật luật pháp mới nhất năm 2025 và các tình huống thực tế để doanh nghiệp xử lý hóa đơn đúng quy định.

1. Căn cứ pháp lý

1.1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:

+ Doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

+ Doanh nghiệp được cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

+ Doanh nghiệp thông báo tạm ngừng kinh doanh.

+ Doanh nghiệp có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

+ Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử trái pháp luật.

1.2. Công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc xuất hóa đơn

Khi doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế có quyền ra thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn hợp pháp cho các giao dịch, nếu không có sự giải trình và bổ sung hồ sơ theo quy định.

2. Doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký và việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

2.1 Doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không?

Theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp bắt buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

+ Doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực mã số thuế, không còn tư cách pháp nhân hợp pháp.

+ Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh bị cơ quan thuế xác minh là không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

+ Doanh nghiệp thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

+ Ngừng sử dụng hóa đơn để cưỡng chế nợ thuế theo thông báo của cơ quan thuế.

+ Hành vi vi phạm pháp luật liên quan hóa đơn điện tử, như bán hàng nhập lậu, hàng giả, hàng cấm hoặc lập hóa đơn chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân.

+ Ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện nếu cơ quan đăng ký kinh doanh phát hiện doanh nghiệp không đủ điều kiện.

Ngoài ra, nếu kết quả thanh tra, kiểm tra xác định doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp để trốn thuế, cơ quan thuế sẽ ra quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý theo quy định pháp luật.

Như vậy, doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thuộc đối tượng bắt buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán và giảm thiểu rủi ro thuế cho doanh nghiệp.

2.2 Trình tự ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trình tự ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

1. Cơ quan thuế gửi thông báo đến người nộp thuế yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Người nộp thuế phải giải trình hoặc bổ sung thông tin trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.

3. Nếu chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.

4. Nếu không chứng minh được, cơ quan thuế tiếp tục yêu cầu bổ sung thông tin.

5. Hết thời hạn mà doanh nghiệp không thực hiện, cơ quan thuế ra thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý theo quy định.

3. Xuất hóa đơn cho công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký: các lưu ý quan trọng

3.1 Xác minh trạng thái doanh nghiệp

Trước khi xuất hóa đơn, kế toán cần kiểm tra trạng thái doanh nghiệp trên Cổng thông tin của cơ quan thuế để xác định:

+ Doanh nghiệp có đang hoạt động tại địa chỉ đăng ký không.

+ Mã số thuế còn hiệu lực hay không.

+ Có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử nào từ cơ quan thuế không.

3.2. Quy trình xuất hóa đơn

(1) Nếu doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký nhưng chưa bị cơ quan thuế ra thông báo ngừng hóa đơn:

+ Có thể xuất hóa đơn tạm thời nhưng phải lưu hồ sơ giải trình.

(2) Nếu doanh nghiệp đã nhận thông báo ngừng sử dụng hóa đơn:

+ Không được xuất hóa đơn điện tử.

+ Cần thực hiện thủ tục giải trình hoặc bổ sung hồ sơ để khôi phục quyền sử dụng hóa đơn.

3.3 Lưu ý về hóa đơn giấy

Trong trường hợp doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn điện tử, kế toán cần tham khảo quy định về hóa đơn giấy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và các văn bản cập nhật mới nhất 2025 để thực hiện đúng quy trình.

4. Rủi ro khi xuất hóa đơn cho công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký

4.1 Xử phạt hành chính

Việc xuất hóa đơn cho công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký mà không thực hiện giải trình hợp pháp sẽ dẫn đến:

+ Phạt tiền hành chính.

+ Buộc điều chỉnh hóa đơn, kê khai bổ sung thuế.

+ Nguy cơ bị thanh tra, kiểm tra thuế.

👉 Ví dụ thực tế: Công ty B bị cơ quan thuế xác minh không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Tuy nhiên, công ty vẫn phát hành hóa đơn bán hàng cho khách. Kết quả, toàn bộ số hóa đơn bị cơ quan thuế bác bỏ, khách hàng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời Công ty B bị phạt và buộc hủy hóa đơn.

4.2 Tranh chấp pháp lý

Khách hàng hoặc đối tác nhận hóa đơn từ doanh nghiệp không hoạt động có thể gặp khó khăn trong việc khấu trừ thuế đầu vào, dẫn đến tranh chấp và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

5. Kết luận

Xuất hóa đơn cho công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là vấn đề tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế và pháp lý. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra trạng thái hoạt động, tuân thủ đúng quy trình giải trình với cơ quan thuế, và tuyệt đối không phát hành hóa đơn khi đã có thông báo ngừng sử dụng.
👉 Để hạn chế rủi ro và được tư vấn chi tiết về quản lý hóa đơn, doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ kế toán – thuế chuyên nghiệp của chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Nếu công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký nhưng vẫn xuất hóa đơn thì hóa đơn có hợp pháp không?
➡ Không. Hóa đơn phát hành trong trường hợp này có thể bị coi là không hợp pháp và không được khấu trừ thuế GTGT.

Câu 2: Làm sao để kiểm tra công ty có đang hoạt động tại địa chỉ đăng ký không?
➡ Kế toán có thể tra cứu thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý.

Câu 3: Khi bị ngừng quyền sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần làm gì?
➡ Doanh nghiệp phải nhanh chóng giải trình, bổ sung hồ sơ chứng minh hoạt động thực tế. Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, quyền sử dụng hóa đơn mới được khôi phục.

Bài viết cùng chủ đề