Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế có được không? [Cập nhật 2025]

Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế là một trong những thắc mắc phổ biến mà kế toán doanh nghiệp thường gặp.

Trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế, ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ với đối tác nước ngoài.

Tuy nhiên, khi công ty nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam, nhiều kế toán băn khoăn: Doanh nghiệp có được phép lập hóa đơn hay không?

Đây không chỉ là câu hỏi mang tính thực tiễn mà còn liên quan trực tiếp đến tính hợp pháp của chứng từ kế toán, cách hạch toán chi phí thuế cũng như việc lập báo cáo tài chính.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC cùng các quy định mới nhất, đồng thời đưa ra hướng dẫn chi tiết và ví dụ thực tế cho kế toán.

I. Cơ sở pháp lý về việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Để trả lời chính xác, cần căn cứ vào các văn bản pháp luật hiện hành:

+ Luật Quản lý thuế 2019: quy định nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn.

+ Nghị định 123/2020/NĐ-CP: quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ (có hiệu lực từ 01/7/2022).

+ Thông tư 78/2021/TT-BTC: hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử.

+ Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, sửa đổi 2016, 2023: quy định về xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.

Trong đó, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP là căn cứ quan trọng nhất, quy định cụ thể về nội dung bắt buộc trên hóa đơn, bao gồm thông tin của người mua.

Tham khảo thêm: Xuất hóa đơn tour du lịch nước ngoài 

II. Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế có được không?

Theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

+ Trường hợp người mua không có mã số thuế, trên hóa đơn không bắt buộc ghi mã số thuế của người mua.

+ Đối với khách hàng nước ngoài đến Việt Nam, thông tin địa chỉ người mua có thể được thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.

👉 Như vậy, doanh nghiệp Việt Nam hoàn toàn được phép xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam.

Trong thực tế:

+ Nếu công ty nước ngoài chưa đăng ký pháp nhân tại Việt Nam, họ đương nhiên không có mã số thuế.

+ Khi lập hóa đơn, kế toán chỉ cần ghi rõ tên và địa chỉ công ty nước ngoài theo hợp đồng/hồ sơ pháp lý, phần mã số thuế để trống.

✅ Điều này phù hợp với cả chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và thông lệ quốc tế, đảm bảo chứng từ hợp pháp.

III. Vì sao công ty nước ngoài thường không có mã số thuế tại Việt Nam?

Có ba nguyên nhân chính:

1. Không thành lập pháp nhân tại Việt Nam

+ Phần lớn công ty nước ngoài chỉ ký hợp đồng thương mại xuất nhập khẩu mà không mở văn phòng đại diện.

+ Do đó, họ không có mã số thuế tại Việt Nam.

2. Không đăng ký hoạt động kinh doanh tại Việt Nam

+ Chỉ thực hiện mua hàng, dịch vụ từ Việt Nam, không phát sinh hoạt động nộp thuế trực tiếp.

3. Chỉ chịu thuế tại nước sở tại

+ Theo nguyên tắc tránh đánh thuế hai lần (Double Tax Agreements – DTA), công ty nước ngoài sẽ nộp thuế tại quốc gia cư trú, không nhất thiết tại Việt Nam.

👉 Vì vậy, việc để trống mã số thuế người mua là hoàn toàn hợp lý và đúng luật.

IV. 14 nội dung bắt buộc trên hóa đơn (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Một hóa đơn hợp pháp cần đảm bảo 14 nội dung chủ yếu sau:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu số 01GTKT0/001.

(2) Tên liên hóa đơn

Đối với hóa đơn giấy, thường có liên 1 (lưu), liên 2 (giao khách hàng). Với hóa đơn điện tử, nội dung này thể hiện ở phần phân quyền truy cập.

(3) Số hóa đơn

Được đánh số tự động, liên tục từ 0000001 đến 9999999.

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Bắt buộc phải trùng khớp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký thuế.

(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

+ Trường hợp công ty nước ngoài không có mã số thuế, chỉ cần ghi tên và địa chỉ, bỏ trống mã số thuế.

+ Địa chỉ có thể ghi theo hợp đồng thương mại hoặc giấy chứng nhận thành lập của công ty nước ngoài.

(6) Thông tin hàng hóa/dịch vụ

Bao gồm: tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT (0% đối với hàng xuất khẩu, dịch vụ xuất khẩu nếu đủ điều kiện), tổng tiền thanh toán.

(7) Chữ ký của người bán, người mua

+ Với hóa đơn điện tử: chữ ký số của người bán là bắt buộc.

+ Chữ ký người mua có thể không cần, đặc biệt trong giao dịch quốc tế.

(8) Thời điểm lập hóa đơn

Ngày, tháng, năm phát sinh giao dịch.

(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

(10) Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã)

(11) Các khoản phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại (nếu có)

(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn (nếu là hóa đơn đặt in)

(13) Chữ viết, chữ số, đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

+ Đồng tiền ghi trên hóa đơn là VNĐ.

+ Nếu thanh toán bằng ngoại tệ, cần ghi thêm tỷ giá quy đổi.

(14) Nội dung khác theo quy định

👉 Với công ty nước ngoài không có mã số thuế, chỉ bỏ trống mục MST người mua, các nội dung còn lại phải đảm bảo đầy đủ

V. Các trường hợp ngoại lệ khi lập hóa đơn

Có ba ngoại lệ kế toán cần nắm:

1. Khách hàng là cá nhân tiêu dùng cuối cùng

+ Không cần ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

2. Khách hàng nước ngoài tại Việt Nam

+ Có thể thay địa chỉ bằng số hộ chiếu, quốc tịch.

3. Doanh nghiệp bán hàng trực tuyến, dịch vụ số

+ Hóa đơn có thể xuất kèm theo thông tin giao dịch điện tử.

4. Hướng dẫn kế toán cách lập hóa đơn cho công ty nước ngoài

Khi lập hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế, kế toán cần thực hiện:

Bước 1: Kiểm tra hồ sơ pháp lý và hợp đồng

+ Đảm bảo hợp đồng ký kết có đầy đủ thông tin tên, địa chỉ, quốc gia của công ty nước ngoài.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

+ Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp thuận.

+ Chọn loại hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng.

Bước 3: Điền thông tin người mua

+ Tên: Ghi đúng tên công ty nước ngoài theo hợp đồng.

+ Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính ở nước ngoài.

+ Mã số thuế: Để trống.

Bước 4: Điền thông tin hàng hóa, dịch vụ

+ Ghi rõ chủng loại, đơn giá, số lượng.

+ Thuế suất GTGT: 0% nếu hàng hóa/dịch vụ xuất khẩu và có đầy đủ chứng từ hải quan, thanh toán qua ngân hàng.

Bước 5: Ký số và phát hành hóa đơn

+ Ký số bằng chữ ký điện tử của doanh nghiệp Việt Nam.

+ Gửi hóa đơn cho công ty nước ngoài qua email hoặc hệ thống quản lý dữ liệu.

VI. Ví dụ minh họa

Công ty A (Việt Nam) bán phần mềm cho Công ty B (Singapore).

+ Công ty B không có mã số thuế tại Việt Nam.

+ Kế toán Công ty A khi lập hóa đơn điện tử sẽ ghi:

+ Tên người mua: ABC PTE. LTD

+ Địa chỉ: 10 Marina Boulevard, Singapore 018983

+ Mã số thuế: Để trống

+ Hàng hóa/dịch vụ: Cung cấp phần mềm bản quyền, số lượng 1, đơn giá 100.000.000 VNĐ

+ Thuế suất GTGT: 0% (dịch vụ xuất khẩu)

+ Tổng cộng thanh toán: 100.000.000 VNĐ

👉 Hóa đơn này hoàn toàn hợp lệ và được chấp nhận khi quyết toán thuế.

VII. Những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

Theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số hành vi bị nghiêm cấm gồm:

+ Đối với công chức thuế: gây khó khăn, bao che sai phạm, nhận hối lộ.

+ Đối với tổ chức, cá nhân:

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Làm giả hóa đơn, khai khống giá trị.

Cản trở thanh tra, kiểm tra.

Truy cập trái phép, phá hủy hệ thống hóa đơn điện tử.

Đưa hối lộ để trục lợi từ hóa đơn.

👉 Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc để tránh rủi ro pháp lý.

VIII. Lưu ý thực tiễn cho doanh nghiệp

+ Luôn lưu giữ hồ sơ hợp đồng, chứng từ thanh toán quốc tế để chứng minh giao dịch hợp pháp.

+ Chỉ áp dụng thuế suất 0% cho xuất khẩu hàng hóa/dịch vụ nếu đáp ứng đủ điều kiện theo Luật Thuế GTGT.

+ Trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá bán ra của ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản.

+ Chủ động trao đổi với đối tác nước ngoài để lấy thông tin chính xác, tránh sai sót trong hóa đơn.

IX. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Công ty nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam có được xuất hóa đơn không?

Không. Công ty nước ngoài không được tự xuất hóa đơn tại Việt Nam nếu chưa đăng ký pháp nhân hoặc mã số thuế. Việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài chỉ do doanh nghiệp Việt Nam thực hiện khi bán hàng hóa/dịch vụ.

2. Khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế, phần “mã số thuế người mua” có bắt buộc ghi không?

Không. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu người mua không có mã số thuế thì không cần ghi mã số thuế người mua. Chỉ cần ghi rõ tên và địa chỉ công ty nước ngoài.

3. Nếu công ty nước ngoài thanh toán bằng USD, hóa đơn ghi bằng VNĐ hay USD?

Theo quy định, hóa đơn tại Việt Nam phải thể hiện bằng đồng Việt Nam (VNĐ). Trường hợp giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ (USD, EUR…), kế toán phải:

+ Ghi thêm tỷ giá quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá bán ra của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản.

+ Có thể ghi song ngữ để thuận tiện cho đối tác nước ngoài.

4. Thuế suất GTGT áp dụng khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là bao nhiêu?

Thông thường, nếu đáp ứng điều kiện về hợp đồng xuất khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, chứng từ hải quan (đối với hàng hóa) thì được áp dụng thuế suất GTGT 0%.
Nếu không đáp ứng đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể phải kê khai với thuế suất 10% như giao dịch trong nước.

5. Có bắt buộc chữ ký của công ty nước ngoài trên hóa đơn không?

Không bắt buộc. Đối với hóa đơn điện tử, chỉ cần chữ ký số của bên bán (doanh nghiệp Việt Nam) là hợp lệ. Chữ ký của người mua nước ngoài có thể không cần thiết.

6. Hóa đơn điện tử gửi cho công ty nước ngoài có cần dịch sang tiếng Anh không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, để thuận tiện, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn song ngữ Việt – Anh. Một số phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đã hỗ trợ tính năng này.

7. Nếu công ty nước ngoài muốn khấu trừ thuế thì có cần mã số thuế tại Việt Nam không?

Có. Chỉ khi công ty nước ngoài đăng ký pháp nhân, mở văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam và có mã số thuế, họ mới có thể tham gia kê khai, khấu trừ thuế

8. Khi nào cần thay địa chỉ công ty nước ngoài bằng số hộ chiếu hoặc quốc tịch?

Chỉ áp dụng khi người mua là cá nhân nước ngoài đến Việt Nam. Nếu là tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài thì vẫn ghi tên và địa chỉ công ty theo hồ sơ pháp lý.

X. Kết luận

Có thể khẳng định:

+ Doanh nghiệp Việt Nam được phép xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam.

+ Trên hóa đơn, chỉ cần ghi tên và địa chỉ công ty nước ngoài, phần mã số thuế có thể để trống.

+ Việc lập hóa đơn cần tuân thủ đúng 14 nội dung bắt buộc, đảm bảo hợp pháp và thuận lợi trong kê khai thuế.

👉 Với kế toán, nắm vững quy định này giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm rủi ro thuế, đồng thời tạo uy tín trong hợp tác quốc tế.

Bài viết cùng chủ đề