Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định

Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định là một thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Khi tài sản cố định được bán, chuyển nhượng hay thanh lý, việc lập hóa đơn là căn cứ pháp lý để ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lệ.

Đây không chỉ là quy định về thuế, mà còn là yếu tố quyết định đến quyền lợi của doanh nghiệp trong việc kê khai, khấu trừ thuế GTGT và hạch toán kế toán. Nếu bỏ sót hoặc thực hiện sai, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và xử phạt hành chính.

Thực tế cho thấy nhiều kế toán vẫn thắc mắc: tài sản đã khấu hao hết thì có cần xuất hóa đơn không, thuế suất áp dụng là bao nhiêu, và cách ghi hóa đơn thế nào để không bị sai. Những câu hỏi này thường xuyên phát sinh trong quá trình thanh lý tài sản.

Chính vì vậy, việc nắm vững quy định và hướng dẫn chi tiết về xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng luật, tránh rủi ro và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

1. Căn cứ pháp lý về xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định

Doanh nghiệp khi thực hiện thanh lý TSCĐ phải tuân thủ các văn bản pháp luật hiện hành, cụ thể:

• Luật Thuế GTGT 2024.
• Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2023).
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử.
• Các công văn giải đáp của Tổng cục Thuế về việc xuất hóa đơn khi thanh lý TSCĐ.

Theo đó, mọi trường hợp doanh nghiệp bán, chuyển nhượng, hoặc thanh lý TSCĐ đều phải xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định, bất kể TSCĐ đã khấu hao hết hay chưa.

Tham khảo thêm: Xuất hóa đơn tour du lịch nước ngoài theo thông tư 219/2013/TT-BTC

2. Thanh lý tài sản cố định có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Câu trả lời là CÓ.

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ, hàng hóa biếu, tặng, cho, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và thanh lý tài sản.”

👉 Như vậy, dù tài sản đã khấu hao hết giá trị hay chưa, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định khi chuyển nhượng.

3. Thuế suất áp dụng khi xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định

Tùy từng loại hình doanh nghiệp và loại TSCĐ, việc xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định có thể áp dụng thuế suất khác nhau:

3.1. Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

• Xuất hóa đơn GTGT.
• Thuế suất 10% (trừ trường hợp tài sản thuộc đối tượng không chịu thuế).

3.2. Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

• Xuất hóa đơn bán hàng.
• Không ghi thuế suất, chỉ ghi tổng giá thanh toán.

3.3. Tài sản thuộc đối tượng không chịu thuế

Ví dụ: chuyển nhượng đất gắn liền với công trình xây dựng.
👉 Khi đó, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định, nhưng trên hóa đơn ghi rõ: “Không chịu thuế GTGT theo Điều … Luật Thuế GTGT.”

4. Cách viết hóa đơn thanh lý tài sản cố định

Khi lập hóa đơn, kế toán cần chú ý:

• Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ “Thanh lý [tên tài sản]”.
• Số lượng: 01 hoặc theo số tài sản.
• Đơn giá: Giá bán đã thỏa thuận (chưa thuế).
• Thuế suất: Ghi đúng theo quy định.
• Tổng cộng: Bao gồm cả thuế GTGT (nếu có).

Ví dụ:

• Doanh nghiệp thanh lý 01 xe ô tô con đã sử dụng 8 năm.
• Giá bán: 300.000.000 đồng.
• Thuế suất GTGT: 10%.

👉 Hóa đơn ghi:

• Tên hàng: Thanh lý ô tô hiệu Toyota.
• Số lượng: 01.
• Đơn giá: 300.000.000.
• Thuế GTGT (10%): 30.000.000.
• Tổng thanh toán: 330.000.000.

Rõ ràng, việc xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định giúp minh bạch doanh thu và tuân thủ đúng quy định thuế.

5. Hạch toán kế toán khi thanh lý tài sản cố định

Khi xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp cần hạch toán:

• Ghi giảm TSCĐ:
  Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
  Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại)
  Có TK 211 – TSCĐ
• Ghi nhận doanh thu thanh lý:
  Nợ TK 111/112/131
  Có TK 711 – Thu nhập khác
  Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Việc hạch toán chính xác song song với xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định giúp doanh nghiệp phản ánh đúng kết quả tài chính.

6. Sai lầm thường gặp khi xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định

Nhiều doanh nghiệp mắc phải các lỗi:

• ❌ Không lập hóa đơn khi thanh lý TSCĐ.
• ❌ Lập phiếu thu/phiếu chi thay cho hóa đơn.
• ❌ Ghi sai thuế suất GTGT.
• ❌ Không hạch toán doanh thu thanh lý.

Những sai phạm này khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính.

7. Quy trình chuẩn khi thanh lý tài sản cố định

Để đảm bảo hợp pháp, doanh nghiệp nên thực hiện theo 5 bước:

1️⃣ Lập hội đồng thanh lý TSCĐ.
2️⃣ Ban hành quyết định thanh lý.
3️⃣ Ký hợp đồng mua bán/biên bản thanh lý.
4️⃣ Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định cho bên mua.
5️⃣ Hạch toán và kê khai thuế đầy đủ.

8. Các câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định

1. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định?

Doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định trong mọi trường hợp có phát sinh giao dịch bán, nhượng lại hoặc thanh lý tài sản, dù tài sản đó đã khấu hao hết hay chưa. Việc lập hóa đơn là căn cứ hợp pháp để xác định doanh thu, hạch toán chi phí và kê khai nghĩa vụ thuế. Nếu doanh nghiệp không xuất hóa đơn, rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt và truy thu thuế GTGT, thuế TNDN là rất cao.

2. Nếu tài sản đã khấu hao hết, có cần xuất hóa đơn thanh lý không?

Có. Dù tài sản cố định đã khấu hao hết, khi đem bán hoặc thanh lý, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định. Nguyên nhân là vì đây là hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của Luật Thuế GTGT. Khi đó, toàn bộ giá trị thu được từ việc thanh lý sẽ được ghi nhận là doanh thu và chịu thuế GTGT theo mức thuế suất quy định.

3. Thuế suất khi xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định là bao nhiêu?

Mức thuế suất khi xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định phụ thuộc vào phương pháp kê khai thuế của doanh nghiệp:

• Với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: áp dụng thuế suất GTGT 10%.
• Với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: lập hóa đơn bán hàng và nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % doanh thu (1% hoặc 2% tùy ngành nghề).

4. Cách ghi thông tin trên hóa đơn thanh lý TSCĐ như thế nào?

Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần ghi rõ tên tài sản, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất GTGT. Ví dụ: “Thanh lý xe ô tô Mazda 3, biển số XX-XXXX”. Nội dung trên hóa đơn phải trùng khớp với hợp đồng thanh lý, biên bản thanh lý và chứng từ bàn giao. Đây là yêu cầu bắt buộc để hóa đơn được công nhận hợp lệ khi quyết toán.

5. Nếu không xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định thì doanh nghiệp có bị phạt không?

Có. Nếu không xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế GTGT, thuế TNDN kèm tiền chậm nộp.

6. Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử khi thanh lý tài sản cố định không?

Hoàn toàn được. Theo quy định hiện hành, tất cả hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn thanh lý tài sản cố định, đều phải lập dưới hình thức hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ, được cơ quan thuế chấp thuận, để đảm bảo giá trị pháp lý.

7. Có bắt buộc lập hợp đồng thanh lý trước khi xuất hóa đơn không?

Có. Trước khi lập và xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định, doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý hoặc hợp đồng thanh lý. Đây là chứng từ gốc để chứng minh tính hợp pháp của việc bán tài sản, giúp kế toán và cơ quan thuế đối chiếu.

8. Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định ảnh hưởng thế nào đến thuế TNDN?

Khi xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định, khoản tiền thu được sẽ được ghi nhận là doanh thu khác. Đồng thời, giá trị còn lại chưa khấu hao hết (nếu có) sẽ được tính vào chi phí được trừ. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận tính thuế TNDN của doanh nghiệp.

9. Cá nhân, hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định không?

Trong trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh thanh lý tài sản, nếu thuộc diện kê khai thuế thì vẫn phải lập hóa đơn theo quy định. Nếu không thuộc diện kê khai, bên mua phải tự lập chứng từ khấu trừ, khai thuế thay theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Tuy nhiên, với doanh nghiệp thì mọi trường hợp đều phải xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định.

10. Có cần kê khai riêng hóa đơn thanh lý tài sản cố định trên tờ khai thuế không?

Có. Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định, phải kê khai trên tờ khai thuế GTGT theo kỳ (tháng hoặc quý) cùng các hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ khác. Nếu doanh nghiệp kê khai thuế TNDN tạm tính theo quý, thì khoản thu nhập từ thanh lý cũng phải được kê khai đầy đủ.

9. Kết luận

Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định là quy định bắt buộc với mọi doanh nghiệp. Đây không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là căn cứ pháp lý để:

• Minh bạch doanh thu.
• Đảm bảo quyền lợi thuế.
• Tránh rủi ro pháp lý.

Do đó, kế toán cần nắm rõ căn cứ pháp luật, cách viết hóa đơn, hạch toán kế toán và quy trình thực hiện để áp dụng đúng, tránh bị xử phạt.

Bài viết cùng chủ đề